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事例集1

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前管理会社の突然の倒産で混乱するマンションを短時間で再生した例

埼玉県 Aハイツ(管理受託:平成15年11月〜)昭和49年築、総戸数84戸、住居専用

1)当社へ問い合わせが有ったときの状況

平成15年9月中旬、通常総会を間近に控えAハイツで起こった青天の霹靂。
それまで管理を委託していた管理会社が突然倒産し、管理組合へ突然の通告、そしてフロントマンや管理員に解雇通知が出されました。8月末が決算のマンションで、問い合わせのあった翌週には予算や決算、総会議案書案を確認する理事会の予定であったため、理事会は当然に混乱しました。

また、倒産した管理会社は各区分所有者から徴収した管理費等を一旦管理会社名義の口座へ納め、各種支払いをした後に管理組合口座へ振り替える出納方式を採っていたため、倒産時には支払いの多くを行っておらず、管理組合が未払いを起こしている状態でした。
管理会社の突然の倒産。困った管理組合から当社が相談の連絡を頂きました。

2)当社との暫定契約およびコンサルティング契約

関係者より上記の状況を聞き、翌日に理事長と面談し、事態の緊急性を重くみて、急遽「緊急理事会」を召集して頂き、理事長には、速やかに実施すべき内容についてアドバイスしました。

  1. 預金残高の確認
  2. 収納口座(管理会社名義)の自動振替手続きの停止
  3. 代金回収会社と管理組合との新規口座振替契約
  4. 会計書類等の入手
  5. 各組合員に対する広報
  6. コンサルタント契約の提案
  7. 当社との管理委託(暫定3ヶ月)契約の提案

上記を受け、理事会は7を採択し、あわせて上記1〜6を実施するため、暫定契約の他に事態解決のためのコンサルティング契約を締結しました。

3)コンサル手法

まず、それまで前管理会社の社員であり実直な管理員と当社とで雇用契約を締結し、現場を安定させ居住者へ安心感を提供しつつ、前述の

  1. 預金残高の確認
  2. 収納口座(管理会社名義)の自動振替手続きの停止
  3. 代金回収会社と管理組合との新規口座振替契約
  4. 会計書類等の入手
  5. 各組合員に対する広報

を短期間で実行に移しました。
その一方で、倒産した前管理会社の債権者説明会にコンサルタントとして同行し現状を把握し、被害額の算定に取り掛かりました。

  1. 破産管財人より管理組合名義の通帳の返還
  2. 収納口座(管理会社名義)の通帳コピーの受領
  3. 通帳の金銭の出入りと組合予算資料との突き合わせ

保管口座は、理事長が印鑑を保管していたため被害無しその結果、収納口座に入金されていた修繕積立金が保管口座に移動されていなかった分と、各種未払い費用との合計で約500万円の被害があることを確認しました。
次に、前管理会社が(社)高層住宅管理業協会に加入していることを確認し、同協会の保証機構と打合せを行い、補償上限額の約260万円を保証金として受け取ることができました。

4)通常総会開催から管理組合運営の安定化まで

まずは区分所有者の精神的負担の除去を考え、当初の予定通り通常総会を開くこととしました。
破産管財人より管理組合口座通帳を受領し、倒産による被害額の算定と合わせ「暫定決算報告書」を作成し、管理組合監事の承認を得ました。続けて当社から管理委託契約書案と見積書を提出し理事会の内定を得て総会議案としました。
色々とありましたが通常総会を予定通り10月下旬に開催し、すべての議案を賛成多数で可決することができました。当社への管理委託も承認され、以降管理組合業務は正常化に向かい、今日に至っています。

※Aハイツのような「管理会社の突然の倒産」から始まるトラブルをコンサルタントとして解決に結び付けたマンションは5件あり、うち4件はそのまま管理委託契約を締結頂今日に至っています。
すべてスピーディな対応に加え深い専門知識がないと出来ない対応であると自負しております。

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